Análisis ABC/XYZ: Identifica los productos más provechosos para tus campañas publicitarias

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No todos los productos merecen ser incluidos en el presupuesto de publicidad de una empresa. Lo más eficiente será concentrarte en los artículos que generan alta demanda e ingresos. Para identificar estos productos, puedes utilizar el análisis ABC/XYZ. 

La clasificación ABC/XYZ divide todos los artículos de tu empresa según su importe y la regularidad de su consumo. Al saber cuáles productos son los más populares entre tus consumidores, podrás tenerlos siempre disponibles y ahorrarás dinero porque no vas a gastarlo en artículos que nadie quiere comprar.

Una ventaja adicional de este análisis es que te facilita la organización de tu almacén de manera que sea bien gestionado, porque te permite colocar los productos que siempre están en demanda lo más cerca para que los operadores no los busquen. Además, podrás organizar un sistema de almacenamiento transparente para no perder ninguno de tus artículos.

Sigue leyendo para aprender de qué etapas consta el análisis ABC/XYZ, cómo calcular las variables importantes para esta clasificación y cómo puedes facilitarte el cálculo con nuestra plantilla gratis. También te mostraremos cómo configurar este cálculo con Simla.com para tenerlo siempre actualizado.

El análisis ABC te muestra qué artículos generan más ganancias para tu negocio

Si quieres seleccionar un producto para alguna promoción, necesitas saber su rentabilidad. Es decir: qué ganancia genera para la empresa. Según el Principio de Pareto, un 20% de productos generan un 80% de importe. El análisis ABC te permite identificarlos.

Para realizarlo, divide tu stock en tres grupos:

• A (los líderes): es un 20% de productos que genera un 80% de los ingresos
• B (los medios): es un 30% de productos que genera un 15% de los ingresos
• C (los outsiders): es el 50% restante de productos que genera un 5% de los ingresos

Luego, ingresa en una tabla la lista de productos con el importe que generan. Agrega una columna para calcular qué porcentaje del importe total genera cada artículo usando la fórmula =B3/$B$13. Organiza la lista de importe en orden descendente: del valor máximo al mínimo. Para hacerlo, configura los siguientes parámetros:

• Si usas Hojas de cálculo de Google: elige las celdas > Ordenar intervalo > Ordenar por > Z → A.
• Si usas Excel: elige las celdas > Ordenar de mayor a menor.

En nuestro ejemplo, el producto más provechoso es la máscara, que representa el 17,02% del importe total. El segundo es la pintura para labios, con su 15,73%. Para calcular el porcentaje acumulativo (D4) de la pintura para labios suma su porcentaje de importe total (C4) con el porcentaje acumulativo de la posición anterior (D3). Los dos juntos produjeron el 32,75% de importe para el negocio. La última celda debe mostrar un 100%.

El porcentaje acumulativo en la columna D muestra los valores intermedios que permiten deducir cuáles son los primeros cinco productos juntos que generan un 80% de los ingresos: son de grupo A. Las letras (A, B, C) se asignan usando la fórmula siguiente: =SI(D3<=80%;"A";SI(D3<=95%;"B";SI(D3>=95%;"C")))

Después de analizar estos datos, hay que tomar decisión sobre cada categoría de productos:

• La categoría A te genera mayor ganancia: deberías promover activamente los productos de este grupo. Asegúrate de que siempre los tengas en stock. La carencia de estos artículos puede resultar en los ingresos reducidos.
• La categoría B necesita supervisión porque los artículos de este grupo potencialmente pueden entrar en la categoría anterior. No generan ingresos extraordinarios pero tampoco son muy caros para la empresa.
• La categoría C contiene los productos que generan menos de un 5% de los ingresos. Tenerlos en tu almacén es igual a congelar los ingresos. Te recomendamos venderlos sólo bajo pedido, guardar la mínima cantidad de ellos o eliminarlos del stock de tu negocio.

A pesar de todo, el análisis ABC no es la panacea. Si identificaste los artículos más provechosos, lanzaste la publicidad, configuraste los envíos masivos pero sigues teniendo ventas mínimas, puede que se te haya olvidado considerar las fluctuaciones de demanda. En eso te ayudará el análisis XYZ que te mostrará cuántos artículos deberías mantener en tu almacén para el máximo provecho de tu negocio.

El análisis XYZ clasifica los artículos en tu stock según la demanda que tienen

El análisis XYZ ayuda a calcular la cantidad de artículos que deberías tener en stock para que no se conviertan en inventario rezagado y generen ingresos. Para realizar esta clasificación de artículos, recopila las estadísticas de ventas de los productos durante unos meses. Así, entenderás si son de demanda fija en varios períodos. Hasta los productos más demandados de vez en cuando pueden ver algunos cambios en ventas porque dependen de la competencia, temporada, nuevas tendencias y otros factores. Por ejemplo, la ropa es algo que siempre estará en demanda pero también se vio afectada en el 2020 por la pandemia.

La clasificación XYZ de artículos determina los productos con demanda estable. Para realizar este análisis, hay que calcular la variación en ventas por meses. Para cada grupo de artículos calculamos el coeficiente de variación que refleja la variedad (o fluctuación) de la demanda en un período de tiempo.

• La categoría X son los artículos con demanda estable: incluye los productos con fluctuación del 0% al 10%.
• La categoría Y son los artículos medios: consta de los productos con fluctuación del 10% al 25%. Por ejemplo: artículos de temporada.
• La categoría Z son los artículos con demanda aleatoria: consta de los productos con fluctuación de más del 25%.

Para realizar el análisis XYZ, ingresa en una tabla de Excel la lista de artículos y su importe mensual para unos seis meses. Para calcular el coeficiente de variación, usa la fórmula siguiente: =DESVEST.P (B3:G3)/PROMEDIO (B3:G3) y organiza la columna (H) en orden ascendente: del valor mínimo al máximo. Las letras (X, Y, Z) se asignan usando la fórmula siguiente: =SI(H3<=10%;"X";SI(H3<=25%;"Y";SI(H3>=25%;"Z")))

Cuanto más cerca el coeficiente esté del cero, más estable es la demanda: enfoca tus campañas promocionales en este grupo de artículos. Cuanto más lejos el coeficiente esté del cero, más difícil es prever si podrás vender este producto.

Con base en este análisis puedes decidir: cuáles y cuántos productos necesitas tener en stock:

• Los productos del grupo X son los que atraen a tus consumidores, por eso asegúrate de que siempre están disponibles.
• Los productos del grupo Y son los que tienen demanda insuficiente pero prevista. No es prudente comprar muchos.
• Los productos del grupo Z son los que se venden de vez en cuando: puedes eliminarlos de tu surtido o sólo proporcionarlos bajo pedido. 

¡Importante! El coeficiente de variación depende de la temporada. Esta particularidad reduce drásticamente la precisión de la previsión del consumo. Antes de lanzar una campaña promocional, estudia atentamente los datos obtenidos durante varios meses y analiza cada temporada por separado.

Combinación de los análisis ABC y XYZ te da más detalles sobre tus artículos

Los productos que están en demanda no siempre son provechosos, mientras que los artículos provechosos no siempre están en demanda. Para identificar los productos que sirven de motor para tu negocio, combina los dos análisis. Como resultado obtendrás un código de dos letras para tus artículos: la primera te indicará la categoría de ganancias que te traen, la segunda te mostrará la demanda de estos artículos.

Así, obtendrás nueve grupos:

• Las celdas verdes (AX, BX, AY) son los productos que sirven para promoción y desarrollo. Estos artículos representan la mayor parte del volumen de ventas del negocio. Por eso necesitas siempre tenerlos disponibles y puedes usarlos en las publicidades. 
• Las celdas amarillas (AZ, BY, CX) son los productos que necesitan más atención: generan ingresos pero son difíciles de pronosticar. Hay que entender por qué no los compran de manera regular y estimular que se conviertan en los productos de los grupos verdes o sincronizar la promoción de ellos con su temporada de demanda.
• Las celdas rojas (BZ, CY, CZ) son productos de consumo caótico. Algunos de ellos se pueden eliminar del surtido porque no generan importe, otros se pueden estimular para que sean comprados. Además, en este grupo podemos ver los nuevos productos que necesitan tiempo para hacerse populares.

En nuestro ejemplo no debemos comprar muchos fijadores de maquillaje, rizadores de pestañas y promover delineadores de ojos: son productos de poca demanda que casi no generan ingresos. Podemos tener una cierta cantidad de correctores hidratantes, bases iluminadoras y sombras de ojos en stock. En lo que toca a los productos de grupos verdes: debemos tenerlos siempre disponibles y promover activamente.

Ambos análisis facilitan la planificación estratégica. Puedes realizar tu primer análisis ABC después del primer mes del trabajo para corregir tus planes para el mes siguiente. En comparación, el análisis XYZ no tiene mucho sentido si lo realizas con esta frecuencia. Sería mejor esperar por lo menos unos cuatro meses. 

Algunas recomendaciones para realizar un análisis ABC/XYZ eficiente

Recopila todo el historial de ventas de un período. Cuanto más largo sea este período, más comprensible será la dinámica de ventas de la empresa. Evita elegir un período de más de doce meses porque el promedio de varios años puede representar los datos incorrectos.

Analiza los datos dentro de la misma categoría de mercancías. Por ejemplo, si vendes libros, prueba analizar los libros de ficción y los libros de ciencia. Si tienes una tienda de cosméticos, clasifica productos para piel grasa y piel seca.

También se puede reducir el análisis hasta grupos de productos o artículos concretos. Por ejemplo: puedes analizar todos los productos de cuidado personal para mujeres o solo los productos de cuidado para el cabello o manos, etc. o elegir un producto especial, por ejemplo: los productos para labios.

Unifica los datos en una tabla. Esta es la etapa más laboriosa: hay que colocar todas las cifras en su lugar. Aquí te ayudará nuestra plantilla para el análisis ABC/XYZ que contiene las fórmulas integradas que te facilitarán la clasificación de tus artículos en el stock.

Para poder rellenar tus datos en la tabla, abre la plantilla, en el menú del documento pulsa en Archivo → Hacer una copia. Pon el nuevo nombre al archivo, por ejemplo: Análisis ABC/XYZ, y da clic en Hacer una copia. Otra opción es descargar la plantilla en tu computadora. Para hacerlo, pulsa en Archivo → Descargar, selecciona el formato del archivo, por ejemplo: Microsoft Excel (.xlsx).

Repítelo regularmente. Es importante que actualices los datos y monitorees cómo los artículos migran de un grupo a otro. Así, podrás entender cómo tus decisiones influyen en las ganancias de la empresa. 

Con el fin de corregir los planes estratégicos realiza el análisis ABC una vez cada medio año o al año. Pero si quieres aumentar tu ticket promedio, intenta repetirlo una vez al mes. Por su parte, el análisis XYZ se realiza según las temporadas.

Cómo Simla.com te ayuda a automatizar tu trabajo con el inventario

Simla.com es una plataforma CRM que sirve para los negocios que venden productos o prestan servicios por WhatsApp, Facebook, Instagram o sitios web en Shopify, WooCommerce, etc. Esta solución multiagente todo-en-uno ayuda a aumentar las ventas por eCommerce, atender a los clientes, gestionar los productos en el surtido, lanzar envíos masivos por email o WA, configurar chatbots y muchas cosas más. 

Optamos por Simla.com porque tenía la opción de inventarios, así como una parte de automatización: lo de los mailings fue lo que nos llamó más la atención desde el primer momento. Con esta plataforma CRM hemos apalancado nuestro crecimiento. Hemos crecido alrededor del 200–400% el primer año y más o menos 5 veces en el segundo año, tanto en volúmenes de datos como en todo.

Jesús Esteban Ramos,
Director Ejecutivo de Dr. Escalante, una empresa dedicada a servicios y productos para el cuidado personal
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Además, tiene automatizada la clasificación de los artículos en el almacén según sus ganancias y demanda. Los resultados del análisis de tu inventario se muestran en el widget "Análisis ABC/XYZ". Para poder utilizarlo, desde el menú principal entra en Analíticas → Productos → Widgets. Encuentra el widget que se llama "Análisis ABC/XYZ de los productos" y da clic en el icono de engranaje para configurar los parámetros.

Para el grupo de productos A indica 0, para B – 0,20, para C – 0,35. En la línea para el análisis XYZ pon 0 para X, 0,30 para Y, 0,50 para Z. Ahora lo único que te queda es configurar la frecuencia con la que se calcula el análisis XYZ. Puede variar de una semana a cinco años. Como paso final, pulsa en el botón Guardar. La plataforma CRM Simla.com realizará el análisis ABC/XYZ automáticamente y clasificará tus productos por las categorías correspondientes.

La plataforma CRM Simla.com dispone de 7 días de prueba gratis, en los que podrías descubrir las oportunidades que te ofrece incluido el trabajo con chats, base de datos de clientes, pedidos, inventarios y más. ¡Prueba ahora!

Resumen

¿Qué es el análisis ABC/XYZ? Es el análisis que se realiza para los artículos del inventario de un negocio para poder entender cuáles son los productos más o menos rentables para la empresa. El resultado de esta clasificación se representa en forma de una matriz con dos ejes: uno es el importe que ingresan los artículos a tu negocio y el otro es la frecuencia de su consumo.

¿Cómo hacer la clasificación ABC? Puedes usar Hojas de cálculo de Google o Excel. Crea una tabla que contenga las columnas de Producto, su Importe dentro de un período especificado, el Porcentaje de importe total, el Porcentaje acumulativo y ABC. Rellena las columnas del importe y del producto, luego calcula el Porcentaje de importe total y el Porcentaje acumulativo e indica la letra correspondiente de ABC.

¿Qué significa XYZ? Es la clasificación de los artículos según la regularidad de su consumo. Así, a los productos con demanda estable se asigna la letra X, a los productos cuya variedad de consumo no excede a un 25% se asigna la letra Y y a los productos de consumo irregular se asigna la letra Z.

¿Qué es el análisis ABC? El análisis ABC es un método de clasificación de los artículos que permite identificar un 20% de todos los productos del surtido que generan un 80% de ingresos de la empresa. Así, podrás entender cuáles son los productos que necesitas siempre tener disponibles y puedes usar en tu publicidad. 

¿Cómo realizar la clasificación de productos con el sistema ABC/XYZ? Primero, realiza el análisis ABC e identifica los productos que generan más ingresos. Luego clasifica los artículos según la fluctuación de su consumo. Al final, combina los resultados de las dos clasificaciones y compón una matriz de artículos.

¿Por qué realizar la clasificación de artículos ABC/XYZ? Al saber cuáles productos son los más populares entre tus consumidores, podrás tenerlos siempre disponibles y ahorrarás dinero porque no vas a gastarlo en artículos que nadie quiere comprar. Además, facilitarás la logística en tu almacén, porque podrás colocar los productos que siempre están en demanda lo más cerca para que los operadores no los busquen y para no perder ninguno de tus artículos.