Cómo funciona el calentamiento de IP: reputación positiva para un dominio nuevo

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Los proveedores de correo electrónico (ESPs) monitorean muy bien los emails masivos enviados de los dominios recién creados y consideran a cada nuevo remitente como una fuente potencial de spam. Para que no te bloqueen, se recomienda calentar la dirección IP y dominio, aumentando poco a poco el volumen de los correos salientes. Esto ayuda a ganar buena reputación. En este artículo vamos a hablar de cómo se hace este calentamiento y damos un check list de cosas que se recomienda hacer lanzando el primer envío masivo para no encontrarse en la lista negra.

Un dominio caliente ayuda a conseguir una buena reputación

Una reputación es algo que se logra poco a poco y es difícil de cambiar. Así, si se comete un error desde el principio, costará mucho tiempo y esfuerzo corregirlo. El error típico que se comete: un comerciante minorista está formando su base de clientes sin usarla y al lograr unas 10 000 direcciones envía todos los emails de una sola vez. Los proveedores reaccionan con un bloqueo.

¿Por qué pasa así? Según la lógica de los proveedores de correo, los nuevos remitentes no pueden tener una gran base de contactos. Por eso si el dominio es nuevo, recomendamos incrementar paso a paso el volumen de los newsletters para calentarlo.

Hay varios pasos que ayudan a prepararse para el calentamiento de una IP

Configurar las firmas digitales. La condición obligatoria para todos los proveedores de correo es tener configurados los SPF, DKIM y DMARC: los dos primeros confirman que eres el propietario del dominio y el tercero define qué hacer si el correo no pasa la comprobación.

Conectar un postmaster. Los postmasters ayudan a monitorizar la reputación y ajustar emails masivos, por ejemplo: Postmaster Tools analiza las newsletters enviadas a @gmail.com y los dominios que funcionan usando Google Suite.

Elegir a los clientes fidelizados. Ellos no marcarán los correos del negocio o servicio que usan como spam: esto es muy importante en la etapa del calentamiento de la IP. Si hay sospechas de que la base de contactos puede estar caducada, se recomienda realizar la reactivación de los suscriptores. Si es el primer newsletter, es mejor escoger solamente las direcciones válidas: las puedes comprobar usando el ajuste Double Opt–In y verificadores como Proofy.

Si se cambia el servicio de envíos, la dirección IP cambia junto con él. En este caso, los propios servicios también recomiendan preparar la cuenta en una nueva plataforma. El proveedor debe acostumbrarse a que los correos saldrán ahora de la nueva dirección.

El calentamiento de un dominio también se recomienda que lo realicen las empresas cuya dirección existe desde hace mucho tiempo, pero aún no ha enviado correos desde ella. Además, se pueden registrar dominios adicionales, por ejemplo, con una extensión diferente, y calentarlos.

Preparar un correo de tono neutro. Un email enviado para el calentamiento de dominio debería ser útil e interesante para el receptor, así hay menos quejas. Por ejemplo: se puede empezar con un email de bienvenida que contenga un código promocional. 

Es importante comprobar que el botón de dar de baja sea visible en el correo y que funcione bien, ya que es uno de los requisitos de los proveedores. Además, si el botón "Cancelar suscripción" es invisible, es más probable que el cliente haga clic en el botón "Esto es spam", lo que dañará la reputación de tu IP.

Mezclar los envíos masivos con los transaccionales siempre es mejor para calentar un dominio o IP

Siempre es mejor usar los dos tipos de correos para no empeorar las tasas de apertura y lectura. Para el calentamiento de un dominio es más fácil usar los envíos masivos: toda la base de contactos está a la vista y se puede distribuir a los suscriptores entre los días del envío. Pero a pesar de que la base puede estar comprobada, algunos destinatarios pueden eliminar los emails sin leer o marcarlos como spam porque no les gusta el contenido de la newsletter.

Usar emails transaccionales es una manera segura de calentar el dominio ya que casi nunca se marcan como spam, porque el cliente los espera. Además, este tipo de correos tiene una tasa de apertura más alta, comparándola con la de los emails masivos. La única desventaja que tienen es que se envían como reacción a una actividad del cliente: al formalizar un pedido, al pasar el pedido al servicio de entrega, etc. Esto es lo que impide el aumento gradual de este tipo de envíos.

Cómo gustarles a los ESPs: distribuir los envíos, mantener el nivel permitido las quejas de spam y cancelaciones de suscripciones

Por ejemplo: un remitente tiene una base de 100 000 contactos y quiere calentar el dominio para luego hacer envíos masivos. En este caso recomendamos empezar con 1 000 correos al día y aumentar esta cantidad cada día en un 10%. Es un método lento pero seguro: se necesitarán unos 50 días, pero con mayor probabilidad se logrará el resultado deseable.

Esto se puede hacer en una semana, duplicando el volumen todos los días. Pero los riesgos en tal escenario de calentamiento de dominios son altos. Para la mayoría de los remitentes conviene un plan de calentamiento de dominio como el siguiente: empezar con 1 000 emails y cada día aumentar el número de envíos en un 30%. Así, se pueden alcanzar volúmenes de 100 000 direcciones en menos de tres semanas.

No se recomienda enviar los 1 000 correos a la vez, sino distribuir el envío a lo largo del tiempo. La distribución gradual provocará menos reclamaciones contra el dominio. Siempre es mejor probar el envío de correo a 3 o 4 destinatarios antes de enviar todo el volumen planificado. Cuando los mails de prueba se entreguen, se puede enviar el resto.

Cada día monitoriza los datos obtenidos de los postmasters. Si ves que la tasa de apertura y los clics se están reduciendo, regresa a tu punto inicial y vuelve a envíar los correos en volúmenes pequeños. Así, los ESPs (los proveedores de correo electrónico) se acostumbrarán a los envíos masivos de tu dominio y no sospecharán de actividad maliciosa. Además, los proveedores consideran cosas como si tienes configuradas las firmas digitales, la presencia de tu IP o dominio en las blacklists y la reputación de la plataforma que usas para enviar tus newsletters.

Pero nunca se sabe cuál de todos los parámetros tiene más importancia para uno u otro proveedor. La lista completa de los parámetros considerados depende del algoritmo desarrollado por el proveedor concreto y se mantiene en secreto.

Mientras se prepara el plan del calentamiento de IP y dominio, se recomienda tomar en cuenta una cosa: los suscriptores pueden usar varios proveedores de correo electrónico, por ejemplo: Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com, GMX, Zoho Mail, ProtonMail, etc. Recomendamos dividir a los clientes en grupos según el ESP que usan y calcular el porcentaje de los que recibirán los emails de cada grupo. Así, cada día se envía una cierta cantidad de correos a los usuarios de cada ESP, calentando el dominio e IP de manera uniforme y continua.

También hay algunas métricas a seguir para mantener la buena reputación con el proveedor de correo electrónico. Las quejas de spam son un factor importante para la evaluación de reputación del remitente. La mayoría de los ESPs, incluso Gmail, recomiendan que no supere un 0,1%, es decir, una queja por cada 1 000 correos enviados. Las cancelaciones de suscripción muestran cuánta gente no quiere recibir los emails de un remitente. Se recomienda mantener este parámetro abajo de un 0,5%. Los errores de entrega son un parámetro que permite a los ESPs determinar si se mantiene una buena calidad de la base de contactos y se eliminan las direcciones no activas.

Monitorear la actividad de los suscriptores, segmentar la base y prestar atención al asunto mantienen las aperturas y clics en buen nivel  

Aunque ninguno de los ESPs revela los detalles sobre cómo se forma una reputación de un dominio o de un remitente seguro, hay criterios comunes que se recomienda cumplir. La tasa de apertura y los clics son indicadores importantes que muestran que los emails interesan a los destinatarios. Para aumentar estos parámetros se implementa lo siguiente.

Monitorear la actividad de tus suscriptores. Los destinatarios que ignoran los emails empeoran la estadística correspondiente, así que se recomienda “despertarles” enviando un correo de reactivación. A los que no responden se les puede cancelar la suscripción, ya que no se necesitan y solo dañan tu reputación. El objetivo principal es una base de clientes comprometidos.

Segmentar la base. Este paso permite evitar situaciones como cuando los habitantes de México reciben mensajes de rebajas de Bogotá y viceversa. Este tipo de cosas también provocan cierto disgusto entre los suscriptores que pueden fácilmente marcar los mail como spam si están de mal humor. Si a la segmentación geográfica añadimos segmentos por la interacción con el negocio (compras, productos vistos, etc) se pueden personalizar aún más los envíos y hacerlos más interesantes para los clientes.

Prestar atención al asunto. El email tiene que destacar entre los otros en la bandeja de entrada y estimular al cliente a abrirlo. Esto se puede lograr usando una especie de intriga, límite de tiempo, humor, emojis, etc. en el asunto del correo.

Check–list para lanzar la primera campaña

• Comprobar que el dominio e IP no están en ninguna blacklist y pueden usarse para envíos masivos
• Configurar los registros SPF y DKIM para evitar la suplantación de identidad
• Conectar un postmaster para poder monitorizar la reputación como remitente
• Analizar la base de contactos: reactivar a los clientes dormidos, eliminar a los que ignoran, comprobar la validez de las direcciones en la base
• Para empezar, elegir a los suscriptores más comprometidos que ayudan a mantener una tasa de apertura y los clics en un nivel suficiente
• Preparar el texto del correo, trabajar bien el asunto. No olvidarse de añadir el botón de cancelación a la suscripción
• Calcular cuántos correos se necesitan enviar al día para calentar al dominio e IP y preparar un calendario de envíos
• Cada día analizar las reacciones a los envíos. Si la tasa de apertura y los clics bajan, se recomienda reducir la cantidad de los destinatarios y volver a incrementarla en pasos pequeños

Resumen

¿Cómo crear una lista para envíos masivos si no sabes nada de email marketing? Para hacerlo puedes usar los contactos que te dejaron tus clientes, agregar un formulario de contactos a tu sitio web o añadir los campos de suscripción a tu blog. También, puedes desarrollar un imán de prospectos y regalarlo a cambio de contactos.

¿Qué significa “calentar” una dirección IP? Es una actividad preparatoria que hacemos para que los ESPs se acostumbren a que envías correos masivos: empieza con la mínima cantidad de destinatarios e increméntala diariamente. Esto permite asegurar a los proveedores que eres un remitente de fiar.

¿Por qué necesito calentar mi IP y dominio? Los ESPs consideran a cada nuevo remitente como una fuente potencial de spam. Para no estar bloqueado y ganar una buena reputación ante los proveedores de correo electrónico, se recomienda calentar la dirección IP y dominio.

¿Por qué no puedo enviar mis newsletters a todos mis contactos de una sola vez? Porque los ESPs pueden pensar que eres un spammer que compró una base de contactos y envía emails no deseados. En este caso te pueden bloquear y tendrás que aplicar todos los esfuerzos para justificar que eres un remitente seguro.

¿Qué necesito para mantener buena reputación ante los ESPs? Hay varios consejos, entre ellos hacer la distribución gradual del envío a lo largo del tiempo, monitorizar cada día los datos obtenidos de los postmasters (la tasa de apertura y los clics), dividir a los clientes en grupos según el ESP que usan y analizar las métricas después de los envíos, así como mantener las quejas de spam debajo del nivel permitido por el ESP.