Cómo crear un perfil de WhatsApp Business efectivo

‍

WhatsApp es uno de los canales de comunicación digital más utilizados en el mundo. Se estima que su cantidad de usuarios alcance los 72.3 millones para el año 2025 tan solo en México y que hay poco más de 8 millones de catálogos de empresas disponibles dentro de la app, lo que lo hace ideal para llegar a una gran cantidad de clientes.

WhatsApp Business es la solución empresarial de WhatsApp, es gratuita y te puede servir como una tienda en línea. Puedes enviar mensajes de ausencia, de bienvenida, usar respuestas rápidas, subir tu catálogo y permitir que tus clientes añadan productos a un carrito de compra. Pero también puedes configurar cosas como el horario de atención, la ubicación, email y teléfono.

Sin embargo, no basta nada más con darte de alta y abrir tu perfil. Si éste no está correctamente optimizado tu servicio al cliente puede verse afectado. En este artículo conocerás las mejores prácticas para tener un perfil efectivo y en qué áreas prestar mayor atención para elevar su calidad.

Utiliza la configuración básica de WhatsApp Business para mostrarle al cliente quién eres y ganarte su confianza

Primero debes descargar la aplicación de tu tienda de apps, ya sea para Android o iOS. No puedes utilizar el mismo número de teléfono para WhatsApp Business y para WhatsApp regular o de uso personal, por lo que la tarjeta SIM que utilices deberá ser de uso exclusivo de tu negocio. Una vez que la tengas instalada puedes comenzar con la configuración. Presta atención a que para editar algunos parámetros tendrás que utilizar la aplicación móvil de WhatsApp Business desde tu smartphone, entre ellos: nombre de la empresa, la ubicación en el mapa, tu número de teléfono y cuentas de Facebook e Instagram que has vinculado.

Elige tu categoría. Es buena idea que desde un principio tengas tu perfil lo más completo posible para que puedas ir ganando la confianza de tus clientes y de la plataforma. Esto ayuda también a tus clientes a saber qué tipo de servicios o productos comercializas. Puedes seleccionar hasta tres categorías.

Nombre de la empresa. Es importante que lo tengas bien definido. Procura que sea un nombre corto y fácil de recordar, que refleje la esencia de tu negocio. Además, si tardas en establecer un nombre puede que otra empresa lo elija primero que tú y WhatsApp no permite que dentro de su plataforma dos empresas se llamen igual.

Para cambiarlo debes pulsar Más opciones ⁝ → Ajustes → Nombre de la empresa o desde la pantalla principal puedes cliquear en Herramientas para la empresa → Perfil de empresa → Nombre de empresa.

Algunas recomendaciones que da la plataforma para configurar el nombre de tu empresa son: no utilizar signos de puntuación o puntuaciones innecesarias, No utilizar signos o caracteres especiales, como: ~!@#$%^&*()_+:;"'{}[]\|<>,/?, no elegir un término genérico, como “Salud” y otros.

Para aquellas empresas que tengan ya una marca establecida en otros lugares, algunos de estos lineamientos pueden no aplicar. Es decir, si tu marca se llama “El ciberesp@cio” y hay anuncios en televisión, en redes sociales o mercancía con el nombre impreso, por ejemplo, en ese caso dentro de WhatsApp tu empresa puede incorporar la puntuación o uso de signos especiales que coincidan con la marca en medios externos.

Horario comercial. En esta sección puedes indicar el horario de atención de tu tienda o negocio. Es importante, puesto que con base en esto se pueden configurar otras cosas, como los mensajes de bienvenida y de ausencia, que veremos más adelante. WhatsApp te da tres opciones de configuración para esta sección:

• Abierto en horario específico: aquí puedes indicar, por ejemplo, si tu empresa trabaja de lunes a viernes de 9:00 a.m a 6:00 p.m.
• Siempre abierto: si tu horario de atención es abierto, en esta opción solo debes seleccionar los días de la semana en los que la tienda está disponible.
• Solo con cita: en este caso, debes indicar los días de la semana en los que tienes disponibilidad para agendar citas.

Foto de perfil o logo. En esta sección puedes agregar el logotipo de tu empresa o bien, una fotografía de tu producto. Recomendamos que sean fotos limpias, es decir, con pocos elementos y de buena calidad. Recuerda que la primera impresión es la que cuenta y los clientes pueden deducir la calidad de tus servicios y productos desde cómo presentas a tu marca en los medios digitales.

Para verificar cómo se ve tu foto de perfil en WhatsApp, antes de configurarla dibuja un círculo sobre la imagen para saber si lo más importante de la foto será visible.

El formato que recomendamos es 1:1, es decir, una imagen cuadrada, y mientras mayor sea la resolución de la imagen se verá mejor. Recuerda que WhatsApp se reserva el derecho de aceptar perfiles e imágenes de artículos no admitidos en su política de comercio, como: armas, drogas, medicamentos, etc.

Estos son los lineamientos técnicos que recomendamos cumplir en tu imagen para poderla subir a tu perfil:

• Mínimo 640 x 640 pixeles de tamaño
• Máximo 5 MB de peso
• Aspecto cuadrado
• Formato PNG o JPG

Foto de portada. Desde el año 2022 WhatsApp Business permite a las empresas agregar una foto que sirve de fondo. El objetivo es darle una mayor personalidad a la cuenta de tu empresa. En esta imagen puedes integrar cosas como: promociones, descuentos, información importante para tus clientes, avisos; puede servirte como tarjeta de presentación o simplemente puede ser una imagen que contraste con tu logo para dar a tu perfil una imagen más profesional.

Dirección y ubicación. Aquí tienes la opción de integrar la dirección de tu negocio si es que tienes sucursal física y su ubicación en Google Maps. De esta manera tus clientes podrán planificar con anticipación su visita y revisar si es más conveniente ir hasta la tienda o hacer un pedido en línea.

Dirección de correo electrónico. Dales a tus clientes distintos medios para que puedan comunicarse contigo. Ingresa un correo electrónico válido y actualizado al que los clientes puedan escribirte, ya sea para preguntar algo sobre su pedido o porque algo salió mal. Asegúrate de que sea una cuenta de mail que se responda con regularidad, pues el hecho de que no contestes por ese medio también puede generar el descontento de tus clientes.

Sitio web. Algunos negocios complementan su estrategia de marketing digital teniendo un sitio web, pues ahí pueden encontrar los clientes información más detallada. Asegúrate de que la página web esté siempre actualizada y que no tenga páginas o partes en construcción, además de que la liga que coloques en tu perfil de WhatsApp sea válida y no le arroje al usuario ningún error.

Redes sociales. Es una buena idea integrar tus redes sociales, para que así tus clientes puedan ver más acerca de tu marca y puedan consultar opiniones de otros consumidores. De este modo generas lealtad de marca y ganas clientes recurrentes. Un cliente nuevo quizá necesita ver un poco más que solo tu catálogo para terminar de convencerse y comprar tus productos. Los consumidores que perciben que una marca tiene presencia en varias redes sociales y que esta presencia es profesional, son más propensos a comprar.

Descripción comercial. Haremos énfasis en esta característica puesto que funcionará como un resumen sobre tu empresa. Es aquí donde buscarán información confiable sobre ti y lo que vendes para tomar su decisión de compra. Cuéntales quién eres, qué vendes y cuál es la esencia de tu negocio. Configúrala entrando en Ajustes → Editar perfil → Descripción del negocio → Guardar.

Estas recomendaciones te ayudarán a hacer una descripción impactante y que deje satisfechos a tus clientes:

• Ve directamente al punto. Lo que pongas en esta sección debe ser muy claro y conciso
• Pon las cosas que te distinguen del resto. ¿Vendes mermelada orgánica? Enfatiza lo orgánico como diferenciador
• Si tienes diferentes sucursales puedes indicarlo
• Incluye una llamada a la acción

Info actual y el número de teléfono. El perfil de empresa te permite especificar tu número de teléfono y la información actual, la que puedes utilizar de dos maneras diferentes. Una opción es cambiarla regularmente para mostrar en esta sección las ofertas más actuales. Otra opción es establecer la información más importante sobre tu negocio el día cuando te registras en WhatsApp y evitar cambiarla.

El truco es que debajo de la frase que pones en este campo, se muestra la fecha de su cambio. Por eso es un parámetro que puede comprarte aún más confianza de tus clientes, porque van a ver que llevas registrado ya algún tiempo y eres de fiar. Por defecto, este campo está predeterminado con un mensaje típico de esta mensajería: “¡Hola! Estoy usando WhatsApp” Si lo dejas sin cambiar, este mensaje se puede mostrar sin fecha.

Enlace directo. Si un usuario debe guardar tu número de teléfono para después buscarte y enviarte un mensaje es probable que no lo haga o por lo menos no de inmediato. WhatsApp Business te da la opción de crear un enlace directo, que le permite a tus clientes iniciar una conversación con tu empresa en un solo clic. Puedes incrustarlo donde te sea más conveniente: en tus redes sociales o en tu página web.

Con Simla.com puedes generar este mismo enlace en tan solo unos segundos y agregar además un mensaje personalizado, para que los clientes no tengan ni siquiera que introducir el texto. Solo debes dar clic aquí para crearlo.

Crea y mantén actualizado el catálogo para hacer de tu cuenta empresarial de WhatsApp una pequeña tienda en línea

El catálogo de WhatsApp Business es una excelente opción si vas empezando y tu presupuesto para acciones digitales es limitado. En él puedes añadir tus productos uno por uno, con fotografía, descripción, enlace a tu sitio web y precio. Tienes un máximo de 500 artículos para subir.

Para configurar tu catálogo debes hacer clic en el ícono de más en la parte superior de tu lista de chats → Catálogo  → Añadir un artículo nuevo →Añadir imágenes.

La app te da la opción de subir hasta 10 fotos a la vez. Introduce el nombre del artículo y el precio. Opcionalmente puedes agregar la descripción, el enlace y el código del artículo. Finalmente, haz clic en “Guardar”. En WhatsApp Business puedes eliminar cualquier producto u ocultarlo temporalmente para que no se muestre en tu catálogo. Es una opción que te puede servir cuando no tienes algún producto disponible. También puedes crear colecciones para dividir tus artículos en grupos.

Además, lo puedes compartir con los clientes que consideres pertinente del mismo modo en el que compartes tu ubicación o una imagen. Debes ir al ícono de clip en el espacio para escribir un mensaje, cliquea sobre el ícono del catálogo y selecciona en él el producto que quieras enviar. O también puedes enviarle el link a tu catálogo: en este caso elige “Enviar catálogo” desde el menú que se abre al cliquear el icono del catálogo. De esta manera el cliente no tiene que cambiar de app para saber las especificaciones del producto que necesita.

Al gestionar tu catálogo en WhatsApp, ten en cuenta que aunque ciertas empresas en sectores regulados pueden promocionar productos bajo condiciones específicas, no se permite ningún tipo de mensaje que implique compra, venta o pago. Además, los mensajes donde haya trato respecto a estos productos a través de la app WhatsApp Business están prohibidos. Para más detalles sobre las excepciones permitidas, revisa este artículo.

Haz fotos que vendan. Es importante que las fotos de tus productos cuenten con algunos requerimientos básicos para que cumplan el objetivo de llamar la atención del cliente y vender. Algunos de esos requerimientos son:

1. Toma la foto con buena luz. Si la foto es demasiado oscura o demasiado brillante, el producto y sus detalles, así como sus características, no podrán verse con claridad
2. No llenes el fondo de cosas innecesarias. Está bien si pones algunos elementos para decorar y acompañar a tu producto en las fotos, pero cuida que no sean demasiados o que le quiten el protagonismo a lo que estás vendiendo
3. Ambienta tus fotos. Esto, además de invitar a los clientes a comprar, dará una sensación de profesionalismo. Si, por ejemplo, vendes comida mexicana, un mantel típico o algún detalle de esta cultura puede ser suficiente

Piensa bien en la descripción de cada artículo. Intenta que sea concisa, sencilla y clara. Con estas características, da detalles que te parecen importantes del producto. La empresa “Sana por dentro” les da a sus clientes la opción de elegir entre un variado menú de botanas saludables y algunas de ellas amplían su descripción, indicando con qué están preparadas.

El cliente puede elegir cuántos productos agregar a su carrito y cuando el pedido está listo la empresa recibe un resumen del pedido por medio de un enlace en un mensaje de texto dentro de la app para poder pasar al proceso de pago y envío. En este caso, en “Sana por dentro” hacen las entregas de manera personal, de modo que cada que tienen un nuevo pedido acuerdan con el cliente el punto y hora de entrega de manera manual. Si tienes un catálogo bien optimizado, como en este caso, le estás haciendo las cosas más fáciles a tus clientes y es probable que te compren recurrentemente.

No desatiendas  las herramientas de mensajería para ganar tiempo para otras actividades

Con WhatsApp Business puedes automatizar algunos mensajes para que tus clientes se sientan atendidos y tomados en cuenta mientras tú estás ausente. Te sugerimos poner especial atención a esta sección, pues las plantillas de mensajes como estas te ayudan en la retención de clientes. Puedes configurarlos entrando en: Más opciones ⁝ → Herramientas para la empresa, y estos son los que están disponibles.

Mensajes de bienvenida. Estos puedes utilizarlos como respuesta automática al primer mensaje que te envíe tu cliente, para que sienta que está recibiendo atención inmediata. Se envía a nuevos clientes y a los que no te han escrito en 14 días. Puedes integrar emojis en tu mensaje, pero asegúrate de que estos sean de uso universal (es decir, que no cambien de un dispositivo a otro) y de no usar más de los necesarios.

Puedes activar y desactivar esta opción desde el ícono de más opciones, que puede variar en algunos dispositivos, pero en la mayoría de los dispositivos Android es un ícono de tres puntos verticales; luego debes ir a Herramientas para la empresa → Mensaje de bienvenida → Enviar mensaje de bienvenida.

Para establecer tu mensaje de bienvenida elige a los destinatarios que quieres que lo reciban. Las opciones de destinatarios que ofrece WhatsApp son:

• Todos: de esta manera, tu mensaje de bienvenida le llegará a cualquier persona que te mande un mensaje por primera vez en 14 días
• Los que no están en la libreta de contactos: al configurar esta opción el mensaje le llegará a aquellos clientes que no tengas guardados en tus contactos
• Todos, excepto a…: con esta selección podrás enviar el mensaje de bienvenida a todos tus contactos, menos a aquellas personas que tu elijas
• Enviar solo a…: te sirve para enviar tu mensaje de bienvenida solamente a ciertos contactos

Mensajes de ausencia. Este tipo de mensajes te sirve para atender a tus clientes mientras no estás. Puedes vincular el horario de atención que previamente configuraste para que el mensaje se envíe antes de la hora de apertura o, por el contrario, después del horario laboral, días feriados, fines de semana, etc.  

Las opciones que te da la plataforma para este tipo de mensajes son:

• Enviar siempre, es decir, sin una restricción específica de horario
• Horario personalizado, donde tu elegirás el lapso en el que quieres que se envíen  
• Fuera del horario comercial, de este modo el mensaje se enviará antes de la hora de apertura o, por el contrario, después del horario laboral, días feriados, fines de semana, etc.
• En cualquier momento fuera del horario comercial previamente establecido. También puedes configurar a quiénes quieres que les llegue este mensaje. Estas opciones son iguales a las del mensaje de bienvenida.

Respuestas rápidas. Son mensajes que te ayudan a dar respuesta a las preguntas o solicitudes frecuentes de tus clientes. Para usarlas debes abrir un chat y escribir “/” además de la o las palabras que hayas establecido como atajo. Cuando lo hagas, te aparecerá la plantilla que creaste anteriormente. Si ya has rellenado la información de tu perfil, cuando pulsas “/” también te aparecerá la opción de enviarle al destinatario:

• El perfil de tu empresa, con el nombre y tu foto o logo, seguido de dos botones: “Mensaje” y “Ver empresa”
• Tu horario comercial
• La dirección, en caso de que cuentes con tienda física

Estas respuestas puedes configurarlas para que además de texto, contengan una imagen o un video y a diferencia de las respuestas rápidas que puedes configurar tú manualmente, Perfil, Horario y Dirección no te dan la opción de editarlas desde la conversación. La posibilidad de añadir una imagen o un video las hace más atractivas para los usuarios y puedes aprovecharlo para ampliar detalles de un producto o servicio o para enviar aclaraciones, por ejemplo. Cada respuesta soporta únicamente un formato; es decir que no puedes enviar una foto y un video en la misma respuesta.

Hay algunas limitaciones en la creación de este tipo de mensajes. Tienes un límite  de 50 plantillas y los atajos no pueden rebasar los 25 caracteres.

Para los equipos de atención al cliente las respuestas rápidas son una gran ventaja, pues no tienen que escribir la información requerida cada que un cliente lo pregunte; basta con teclear “/” para acceder a sus respuestas guardadas.

Poner atención en estas cosas al configurar tu cuenta puede no solo ayudarte a mantener una buena calidad en tu perfil y ganar la confianza de tus clientes, sino que también puede ayudarte cada vez más a convertir en ventas tus conversaciones. Esto debido a que los consumidores se sienten más cómodos y motivados a comprar con empresas que ofrecen una buena experiencia, tanto de compra, como en su servicio. De hecho, un 70% de los consumidores declara que gasta más dinero en empresas que ofrecen un buen servicio de atención al cliente.

Todos los clientes tienen dudas iniciales sobre los servicios o productos que quieren adquirir. Te recomendamos hacer una lista de preguntas frecuentes y con base en ella desarrollar tus respuestas rápidas.

Vincula tu cuenta de WhatsApp con Facebook e Instagram para obtener más amplias oportunidades de integración con Meta  

A partir de que Meta adquirió WhatsApp poco a poco ambas plataformas han ido haciendo sinergia. Por ejemplo, al vincular tu cuenta de WhatsApp empresarial a Facebook, puedes agregar el botón de WA a tu página comercial de Facebook para invitar a tus clientes a contactarte allí. Otra ventaja de tenerlos conectados es que te permite crear los anuncios publicitarios de Facebook con el botón a WhatsApp. Cómo vincular tu cuenta de WhatsApp a Facebook. Para poder hacerlo, ingresa a business.facebook.com y sigue estos pasos:

1. En el panel del lado izquierdo, da clic en las tres líneas que se encuentran a un lado del logo de Meta. Se desplegará un apartado llamado: Todas las herramientas. Allí elige “Configuración del negocio”.

2. Desde la sección “Configuración del negocio” elige “Cuentas de WhatsApp”. Si no tienes ninguna cuenta vinculada, te dará la opción de agregar una. Da clic en “Agregar cuenta de WhatsApp”

3. Elige el código de tu país de la lista desplegable e introduce un número asociado a tu WhatsApp Business válido. Presiona “Continuar”.

Una vez que tu número esté vinculado a Meta, ya puedes comenzar a configurar tu primer anuncio de clic a WhatsApp y prepararte para recibir múltiples mensajes en WhatsApp. Para que tus campañas publicitarias no se conviertan en una pérdida de dinero, necesitas esforzarte y atender a cada nuevo lead que te escriba. En eso te puede ayudar Simla.com, una plataforma para ventas, atención al cliente, envíos masivos y chatbots.

Utiliza Simla.com para perfeccionar las comunicaciones con tus clientes y tener más control sobre los procesos de negocio

Si quieres centralizar en un solo inbox los chats de WhatsApp, Facebook e Instagram prueba Simla.com. Esta plataforma no solo te permite unificar todos tus chats en una sola ventana, sino que también te da la opción de hacer envíos masivos por correo electrónico y por WhatsApp, combinando estos canales entre sí, como lo hizo la escuela online Doqua.

Con la plataforma puedes obtener más control sobre el trabajo de tus agentes: monitorea qué persona de tu equipo envió un mensaje, cuándo y qué tipo de interacción tuvo con el cliente. Crea y asigna tareas a tus mánagers desde tu móvil para que no se olviden de contactar al cliente. Con Simla.com no tienes limitación en la cantidad de dispositivos y usuarios. Puedes instalarla en tu ordenador o gestionar el negocio desde tu móvil de cualquier lugar del mundo dónde tengas Internet.

Además, la plataforma permite asignar las conversaciones a los agentes de ventas que se encuentren disponibles en ese momento, favoreciendo así la repartición equitativa de la carga de trabajo dentro de tu equipo.

Para no hacerles esperar a tus clientes, configura chatbots que te ayuden a calentar a tus leads, pedir retroalimentación, recordar citas, etc. Todo de manera automatizada. Libérate de las tareas rutinarias y guarda automáticamente a tus contactos en el sistema para crear una base de datos ordenada y lista para usarse. Solicita una demo gratuita de 7 días.

Resumen

¿Cómo puedo darle un toque profesional a mi perfil de WhatsApp Business? En la configuración básica, da toda la información pertinente sobre tu empresa a tus clientes. Para ello puedes utilizar los campos: categoría, nombre, descripción y  horario comercial, foto de perfil y foto de portada.

¿Para qué sirve el catálogo de WhatsApp Business? Sirve como una pequeña tienda en línea, donde puedes cargar uno a uno los productos de tu catálogo y añadirles tanto foto, como descripción y precio.

¿Qué debe tener una buena foto de perfil para WhatsApp? Debe estar limpia: evita los fondos recargados. Procura que sea una imagen de calidad. Usa tu logo o la foto de alguno de tus productos. Evita las selfies.

¿Para qué sirve el enlace directo de WhatsApp? Para que los clientes inicien una conversación contigo sin agregarte a sus contactos. Puedes utilizar el generador de enlaces de Simla.com.

¿Qué herramientas tiene WhatsApp para automatizar mensajes? Mensajes de bienvenida: Te permiten enviar automáticamente un mensaje saludando a tus clientes. Mensajes de ausencia: Te permiten enviar mensajes a tus contactos cuando no estás disponible. Respuestas rápidas: Te permiten dar solución a las preguntas más frecuentes de tus clientes sin tener que volver a escribir la información cada vez.

¿Se puede configurar WhatsApp Business desde Meta? Sí, si cuentas con WhatsApp Business API puedes configurar el nombre de empresa, categoría, descripción y la foto de perfil desde Meta.

¿Cómo puedo tener mi inbox de WhatsApp y de mis redes sociales unificado en una sola ventana? Con Simla.com, da seguimiento a todos los mensajes que recibas por WhatsApp, Facebook e Instagram y dale respuesta inmediata.