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El impacto de la situación mundial en la productividad empresarial
En los últimos años no solo ha cambiado radicalmente la forma de vender y comprar, sino sobretodo la forma de trabajar. Con el auge de los eCommerce como respuesta al contexto social mundial, la afluencia a las tiendas físicas disminuyó un 62% de acuerdo a un estudio de Statista, y las compras por internet aumentaron en un 52%.
Este panorama también ha modificado los procesos internos de las empresas e impactado en la productividad de los colaboradores, quienes han tenido que adecuarse a las nuevas tendencias. Un gran número de organizaciones implementó el trabajo remoto y la forma de interactuar con los clientes se revolucionó.
¿Tu empresa pasó por un periodo de transformación así? Te contamos cómo mejorar la productividad al interior de ella y cómo logró eficientarla MyCocos, organización chilena dedicada a la venta de rasuradoras eléctricas y artículos para el cuidado personal masculino.
La productividad empresarial la podríamos definir como la serie de actividades o acciones que se llevan a cabo para alcanzar ciertos objetivos de un negocio y con ella se pretenden utilizar de manera inteligente todos los recursos para generar mayores ganancias. Generalmente para alcanzar estas metas se pone una fecha determinada.
Antes de entrar de lleno en los factores que influyen positivamente para tener una buena productividad empresarial, debes tomar en cuenta que tener colaboradores felices y motivados es la parte fundamental de este proceso. Que cuenten con las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo sin contratiempos y que se sientan tomados en cuenta.
Te recomendamos prestar atención al “salario emocional” o “salario no monetario”, que, según expertos, es la mejor prestación laboral que puede ofrecer tu empresa. Se trata de saber aprovechar y maximizar el talento de tus trabajadores, además de ofrecerles experiencias valiosas para su vida personal. Hazles saber que confías en sus capacidades y que estás al tanto de su desarrollo profesional. De acuerdo con cifras de Great Place to Work, los colaboradores determinan en un 50% su estancia en una compañía con base en este salario no monetario. Con él le demuestras a tus trabajadores que para ti es importante su equilibrio entre vida privada y trabajo.
Según la IMF Business School, los horarios flexibles, el home office, días libres, capacitación y espacios de distracción en la oficina son algunas de las cosas que puedes implementar como salario emocional.
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Testimonio real de aumento de productividad laboral: MyCocos
Hay varios elementos que influyen en la productividad de una organización y estos son algunos de ellos:
- Optimización de los procesos internos (producción, almacenamiento, comunicación, logística, etc).
- Sacar el máximo provecho de las herramientas de trabajo
- Seguimiento y evaluación de actividades
- Velar por el bienestar de los trabajadores
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En un entorno en el que el público es muy exigente, tener presentes estos factores es de vital importancia para un correcto funcionamiento de la empresa y una buena experiencia de usuario.
El principal problema de MyCocos era un tiempo de respuesta más lento que no le permitía aprovechar el tiempo de sus agentes de mejor manera. Buscaban cómo hacer más eficiente no solo este aspecto sino todos los anteriormente mencionados; optimizar sus procesos internos, tener amplia visibilidad de las actividades de sus operadores y desahogarlos de tareas repetitivas. Así fue como se encontraron con Simla.com, una plataforma que funciona como un embudo que le da a tu empresa la posibilidad de responder de inmediato, tener en una sola ventana todos los canales de comunicación con el comprador y todo su historial de pedidos.
“Desde que tenemos una sola plataforma es más fácil, usamos mensajes predeterminados para los productos e información de envíos; antes los mensajes se desorganizaban. Ahora hemos logrado más efectividad, y conseguimos el mismo resultado de todos los nuevos integrantes del equipo”. -Graciela Arriechie, Lead project manager de MyCocos.
Si los clientes sienten que son importantes para tu negocio, volverán a comprar en él e incluso te recomendarán. Dar una respuesta rápida y oportuna a sus dudas y solicitudes otorga esa impresión de profesionalismo y personalización. Sin embargo, ¿sabías que solamente un 38% de las organizaciones consideran importante un trato personalizado al cliente y que un 60% de los directivos creen que el servicio de atención no es un factor definitivo para aumentar sus ventas? Eso fue lo que arrojó un estudio sobre las mejores prácticas de la atención moderna realizado por Forbes Insights y Oracle.
Más allá de los beneficios monetarios para tu compañía, el tener una plataforma con la que puedas dar respuesta inmediata a los mensajes de los clientes tiene grandes ventajas para la productividad de tu equipo.
“Invertíamos mucho tiempo tras la computadora atendiendo mensajes, tiempo que podíamos usar en el crecimiento de nuestra empresa, pero sin darnos cuenta estábamos ahí como un call center, anclados por horas. Ahora tenemos la oportunidad de enfocarnos en muchas más cosas, ser productivos y crecer”. -Graciela Arriechie, Lead project manager de MyCocos.
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¿Recuerdas que te hablamos del salario emocional? Para que un colaborador se mantenga motivado, debe sentir que su trabajo tiene un impacto en la empresa, que su aportación al negocio es importante y que tiene la oportunidad de escalar. Esto difícilmente es posible cuando sus labores son monótonas o redundantes.
“Cuando empezamos a usar Simla.com yo dejé de trabajar. Antes requería a dos personas, ahora requerimos solo a una. A la otra persona no la echamos, no dejamos de contratar, sino que la pasamos a distintas operaciones, la liberamos por completo de tiempo y ahora duplicamos la productividad (...) Sin Simla.com una de nuestras mejores colaboradoras no hubiese podido salir de atender clientes, no hubiese pasado a otras áreas donde está haciendo una contribución importante vendiendo un montón”. -Graciela Arriechie, Lead project manager de MyCocos.
Integrar herramientas tecnológicas también puede ser parte de una estrategia para aumentar la productividad de tu empresa. Proveer a tu equipo de trabajo con ellas los ayuda a desempeñarse mejor y a alcanzar sus objetivos profesionales.
Por otro lado, un apoyo como Simla.com le da flexibilidad a tu negocio y te permite hacer trabajo colaborativo, pues tienes a la vista las conversaciones y pedidos que han atendido todos tus agentes y puedes asignar tareas en tan solo unos clics, manteniendo el orden y una buena organización. Esto es de mucha ayuda si a últimas fechas optaste por hacer trabajo remoto.
Consejos para aumentar la productividad en tu empresa
Aparte de contar con un aliado que te ayude a organizar pedidos y clientes, estos son algunos consejos que puedes poner en marcha:
- Evalúa tus procesos actuales. Para saber qué mejorar, debes detectar lo que está mal o las áreas de oportunidad. Observa si cuentas con procesos obsoletos o que puedas optimizar, esto te dará una hoja de ruta para tener claro qué es lo que hay que cambiar.
- Implementa un plan de mejoramiento. Establece metas claras para que todas las acciones que tomes te lleven a ellos. Dentro de tu plan de mejora puedes incluir una comparativa con lo que hace la competencia, redistribuir a tus equipos de trabajo o incluso una evaluación externa que te ayude a ver las debilidades que tú no alcanzas a percibir.
- Capacita a tu personal. Manténlo actualizado y en constante preparación. De esta manera será capaz de hacer frente a casi cualquier imprevisto que surja y conocerá las necesidades de los clientes.
- Incentiva a tus trabajadores. Hazles sentir que su trabajo importa tomando en cuenta sus ideas. Pide sugerencias que se puedan aplicar a algunos procesos y prémialos por ello. También puedes integrar algunas de las ideas que te hemos dado sobre salario no monetario.
- Invierte en tecnología. Incorpora alguna herramienta que automatice procesos y que libere de tareas rutinarias a tu equipo para que sus miembros se puedan involucrar en actividades más importantes y retadoras. Además reducirás gastos y podrás mejorar los precios de tus productos. La integración de un sistema CRM como Simla.com puede serte útil para ello.
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Con la información que obtiene de Simla.com, MyCocos puede tomar acción en estos aspectos además de solucionar el problema de comunicación que tenían en un principio. Para ellos era importante tener autonomía desde WhatsApp, para poder verificar productos y carritos abandonados desde ahí y conseguir un mejor flujo de trabajo entre sus operadores. Simla.com les dio esa fluidez que estaban buscando y les ayudó a elevar su productividad notablemente. Mensajes que antes contestaban en un lapso de tres minutos, ahora pueden contestarlos en un segundo gracias a las respuestas automáticas del sistema.
Además, los directivos y líderes pueden involucrarse en las labores de los colaboradores y monitorear su rendimiento.
“Nosotros incluso podemos ayudar al equipo interno en la operación. Pasan cosas como que se nos acabó el color o la talla, basta con escribir el nombre del cliente en el sistema. La facilidad para resolver operaciones se la debemos a Simla.com”. -Graciela Arriechie, Lead project manager de MyCocos.
Uno de los planes a futuro de MyCocos es abrir más tiendas ahora que cuentan con procesos estandarizados y el apoyo de Simla.com como herramienta principal de trabajo.
¿Tú ya iniciaste con un plan para aumentar la productividad en tu empresa? Sigue estos consejos y tú, como MyCocos, alcanza tu mayor potencial.
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