November 16, 2021

Guía completa: Administración de ventas

Conoce por qué la administración de ventas es importante para el manejo de tus objetivos empresariales.

Índice

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La administración de ventas es una serie de acciones de planificación que realiza una empresa para generar ingresos, y estas acciones integran a todo tu equipo o fuerza de ventas. En esta guía te mostramos qué es y para qué sirve la administración de ventas, además de cómo hacer más fácil este proceso con ayuda de Simla.com.

¿Qué es la administración de ventas?

Ahora veremos a detalle qué es la administración de ventas y sus características. Para que un negocio sea eso, su base fundamental debe ser generar ganancias. De modo que, todas las organizaciones deben hacer uso de la administración de ventas, ¿pero qué es exactamente?

Es un proceso continuo que ayuda a tu equipo a elevar los ingresos e incluso a superar sus objetivos de venta a través de la generación de estrategias particulares. Con esta técnica gestionas de manera correcta la relación entre tus clientes y tus proveedores. Puedes tener un mayor control de tus productos, saber qué vendiste, por qué medio, cuándo y si fue devuelto o llegó a su destino con éxito.

Con la administración de ventas puedes realizar tareas como conocer las tendencias de oferta y demanda, crear o ajustar tus estrategias de ventas, establecer tus presupuestos, metas, objetivos y dar seguimiento a los resultados de tu equipo de ventas.

¿Sabías que todo esto puedes hacerlo con ayuda de Simla.com? Por medio de su sistema tienes visibilidad de estos aspectos y más en una sola ventana. Te da la posibilidad de conocer los estados de tus pedidos, si se agregaron productos al pedido original, qué agente estuvo en contacto con el cliente o si tienes suficiente stock en tu almacén.

Objetivo de la administración de ventas

Ya que vimos en términos generales qué es la administración de ventas, te explicaremos a fondo cuáles son sus objetivos:

Elevar las ventas. Una compañía que sobrevive a lo largo de los años lo hace gracias a la preferencia de los clientes y esto se logra teniendo un producto de calidad que sea consumido en más de una ocasión e incluso recomendado de boca en boca. Una buena estrategia de ventas impulsará a un volumen alto de las mismas.
Ofrecer rentabilidad. No basta con tener una gran idea o un gran producto y tampoco con tener ventas constantes si el precio que ofreces no es el correcto. La rentabilidad de una empresa se determina con base en que el precio de tu producto sea el óptimo. Debes alcanzar a cubrir los gastos fijos o corrientes y además tener un buen margen de ganancia.
Crecimiento constante. Las empresas que no se reinventan y que no se adecuan a los cambios de su entorno están destinadas a cerrar. Si tu organización se mantiene estancada con el tiempo dejará de ser rentable. Asegúrate de mantenerla en crecimiento continuamente.
Resultados financieros. Para que tu empresa se mantenga financieramente viable, debes tener siempre en cuenta estos resultados y con base en ellos ir tomando decisiones. Con esta información puedes saber si tu producto está funcionando bien, si la productividad de tu equipo de trabajo está siendo la mejor, si tu servicio de atención al cliente está rindiendo frutos o debes ajustar algo, etc.

Aunque estos cuatro son los principales objetivos de esta táctica, hay algunos otros, igual de importantes, como:

Dar a conocer tu producto a tus clientes potenciales
Generar una buena relación con tus clientes, con el fin de fidelizarlos
Mejorar tu producto. Para esto puedes hacer comparativas con tus competidores, así sabrás qué estándares tiene tu público objetivo
Mejorar la relación de tu compañía con los proveedores

Aspectos de la administración de ventas

Para llevar a cabo con éxito tu proceso de administración de ventas hay algunos aspectos que debes tomar en cuenta.

Contar con el equipo adecuado

Un volumen alto de ventas necesita tener detrás una buena cuadrilla de vendedores. Ellos serán la cara de tu empresa ante el cliente y por lo tanto quienes hagan crecer tu negocio. Pero para que den los resultados que esperas debes mantenerlos motivados. Tu sistema de administración de ventas también debe orientarse a la mejora continua de tus colaboradores.

Un trabajador que da buenos resultados es un trabajador que está contento con sus labores, que se siente tomado en cuenta y que siente que lo que hace aporta de manera importante y positiva al desarrollo de la empresa.

La capacitación es una parte fundamental, pues es crucial que todos los vendedores conozcan perfectamente tu producto o servicio y todos los procesos necesarios para que este llegue a manos del comprador. Esto se traducirá en una excelente experiencia de usuario y por consiguiente en una venta segura.

Los colaboradores que se sienten estancados dejan de rendir y detienen el ritmo productivo de tu negocio. Para que esto no suceda mantenlos siempre en capacitación y procura generar un plan de crecimiento profesional para cada uno de ellos. Incluso los empresarios más exitosos continúan capacitándose.

Sin embargo, no basta solamente con eso. Cualquier colaborador requiere que se le otorgue todo lo necesario para que desempeñe su trabajo sin contratiempos. Las herramientas tecnológicas forman parte de esto.

Si un trabajador tiene únicamente tareas repetitivas y monótonas eventualmente disminuirá su productividad. Puedes desahogar de este tipo de labores a tu equipo con una herramienta como un CRM, que se encargue de contestar los mensajes de los clientes o de centralizar toda la base de datos en unos cuantos clics, sin tener que recurrir a interminables tablas de Excel.

Una parte clave también es contar con un proceso de ventas claro, para lo cual puedes utilizar un embudo de ventas. Con él, tus trabajadores podrán tener una amplia visibilidad del historial de tus clientes. Tendrán a todos tus contactos reunidos en una sola plataforma y tendrán la posibilidad de ver en qué etapa se encuentran.

Puede que algún cliente apenas esté conociendo a tu marca y otro esté listo para fidelizar. Utilizar un embudo de ventas le dará a tus agentes de ventas claridad de esas fases en el proceso de compra de tus clientes. Así, ellos sabrán en qué clientes enfocar más su atención con el fin de aumentar la tasa de conversión.

Definir una estrategia de venta

Una estrategia de ventas te sirve para llegar a tus objetivos comerciales de la mejor manera. Establece cuáles son la misión y visión de tu negocio para entonces tener claras las acciones a tomar que te ayudarán a concretar esas metas.

Poner objetivos puede sonar bastante sencillo, pero este proceso debe llevar un protocolo para ser exitoso y responder a las siguientes preguntas:

¿A qué mercado pertenece mi empresa?
¿A través de qué canales puedo llegar a ese mercado?
¿Qué procesos de venta debo desarrollar para llegar a él?

Una vez hayas respondido a estos cuestionamientos, debes poner atención en dos aspectos fundamentales: el análisis interno de tu compañía y el análisis externo, que corresponde al mercado o industria en el que te desenvuelves.

Con el análisis interno puedes conocer a qué tipo de público estás llegando, por medio de qué canales, qué productos son los que le aportan mayores beneficios a tu empresa o si estás segmentando bien a tus clientes.

Con el análisis externo conocerás qué prácticas están llevando a cabo tus competidores y en qué lugar te encuentras tú respecto a ellos. Así podrás ver el posicionamiento de tu compañía y podrás saber si debes ajustar tu portafolio de productos o incluso tus métodos publicitarios.

Analizar los resultados

El análisis de los resultados de las acciones que has emprendido te permitirá ver el rendimiento de cada área de tu organización y tomar decisiones importantes.

Si usas un sistema CRM, por medio del módulo de análítica tendrás visibilidad de cómo se están desempeñando los miembros de tu fuerza de ventas, qué canales de comunicación te están generando mayor conversión, cuántos pedidos recibes al día, qué sistema de delivery le conviene más al negocio, qué agente cierra más ventas o su nivel de up sell.

Además, si cuentas con campañas de email marketing, también puedes consultar la tasa de apertura de los correos o cuántos fueron marcados como spam.

Con base en estos resultados puedes crear nuevas estrategias o diseñar tus campañas de marketing, lo que se verá directamente reflejado en tus ingresos. ‍

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Define tu Estrategia en Administración de Ventas

Pero tener un excelente equipo no es todo lo que hace falta para tener éxito. Sin una estrategia clara y definida, ellos no podrán sacar todo su potencial.

Una estrategia sirve para alcanzar ciertos objetivos de venta establecidos. Estas son algunas cosas que puedes tomar en cuenta para desarrollar la tuya:

Cómo se encuentra en la actualidad tu empresa. Haz una revisión minuciosa y observa el panorama general de tu organización en este momento. ¿Qué decisiones se tomaron en el pasado para llegar a este punto? Haz un desglose de las ventas de años pasados, quiénes han sido tus clientes, si ha habido cambios significativos y qué acciones de las que has tomado a lo largo del tiempo te han funcionado y cuáles no.
Establece quiénes son tus clientes potenciales. Debes tener claro a quién le quieres vender, cuál es su perfil y cuáles son sus preferencias. Si no estás teniendo las ganancias que esperas es posible que no tengas bien definido este punto y que tus esfuerzos se estén diluyendo o llegando al público incorrecto.
Pon objetivos alcanzables. Tener objetivos claros te da una guía de hacia a dónde quieres ir y le ayuda a tu empresa a ir creciendo. Con metas concisas puedes saber qué pasos seguir y qué cosas debes ir ajustando. Sin embargo, tus objetivos deben ser realistas. Si pones una meta muy alta es poco probable que la alcances y que se vea afectado el rendimiento de tu negocio.
Automatiza procesos con un CRM. Como te comentamos anteriormente, un sistema CRM, como Simla.com, hace más ágiles tus procesos y permite a tu fuerza ventas desempeñarse mejor. Les da el historial de tus contactos para que puedan utilizar esa data a su favor.

Funciones clave de un administrador de ventas

Con una buena estrategia de administración de ventas tu empresa puede adaptarse a lo cambiante del mercado y mantenerse a la vanguardia o un paso adelante de sus competidores. Si estás pensando en contratar a un administrador de ventas, estas son algunas de las funciones clave que debe tener y que te darán la oportunidad de alcanzar tus objetivos:

Gestión de pedidos

Un administrador de ventas tendrá la tarea de estar al pendiente de los pedidos que lleguen a tu negocio y de distribuirlos correctamente entre tus agentes de venta y telemarketing.

Deberá asegurarse de que todos los pedidos sean correctos y dar soporte a los clientes en caso de cualquier eventualidad.

Administrar el stock y registro de clientes

Otra de sus funciones será comprobar que el producto que haya solicitado el cliente se encuentre en existencia en almacén y de no ser así asegurarse de resurtrilo.

Además, deberá verificar que los datos de entrega sean los correctos y que los pagos se encuentren en tiempo y forma.

El administrador de ventas deberá ingresar en la base de datos a todos los clientes nuevos y organizarlos de acuerdo a sus pedidos.

Un sistema CRM es de mucha ayuda para que el administrador de ventas cumpla satisfactoriamente con estas labores. A continuación te presentamos algunas otras habilidades que debe tener quien se desarrolle en este puesto y los aspectos en los que debe trabajar.

Organizar al equipo de ventas

Para que tu equipo funcione como una maquinaria perfecta, debes darle una estructura y dejar bien claros los roles de cada quién. La cantidad de personas que necesites dependerá del tamaño de tu empresa y del mismo modo las funciones que desempeñarán. Sin embargo, es vital que por lo menos cuentes con un director de ventas y un grupo nutrido de vendedores. El administrador de ventas deberá definir este organigrama.

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Capacitar a los vendedores

Ya hemos comentado que para obtener buenos resultados la motivación en los trabajadores es clave. Una manera de hacerles saber que te interesa su desarrollo profesional es ofreciéndoles capacitación continua. No sólo mejorará su productividad, sino que serán capaces de hacer frente a casi cualquier situación que se presente con los clientes.

Análisis de los resultados

Con base en esto podrás saber si tu equipo de ventas está alcanzando sus objetivos y si no es así, podrás identificar en qué parte del proceso está habiendo problemas, para solucionarlos y ajustar la estrategia.

Estudios de mercado

Un estudio de mercado es fundamental para emprender un negocio, pues con él analizas las características de tu público objetivo. Esta investigación arroja información relevante sobre el comportamiento de los consumidores y puedes darte una idea de si estás enfocando correctamente tu producto. Sin embargo, también te ofrece datos importantes sobre tu competencia que puedes utilizar a tu favor.

Сonstruir relaciones con clientes y proveedores

El administrador de ventas necesita tener la capacidad de establecer buenas relaciones con tus clientes y proveedores, pues que un negocio funcione a la perfección no solo depende de todos los aspectos que ya hemos mencionado.

Para construir relaciones de confianza con ambas partes hay algunas habilidades que debes poseer, como empatía, capacidad de negociación e intuición.

En el caso de los proveedores hay algunas características que debes buscar para que todo fluya de maravilla, como el hecho de que ofrezcan un excelente servicio. Por otro lado, tu relación con los clientes debe estar basada en una muy buena comunicación.

Venta

Por supuesto, la habilidad más importante de la persona que desempeñe este rol es que genere ventas. Todo el esfuerzo que imprima en los puntos anteriormente mencionados se tendrá que ver reflejado en el alza de tus ingresos.

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Importancia de la administración de ventas

Una buena administración de ventas tiene un impacto positivo en toda la compañía. Elegir a buenos profesionales que integren tu equipo de ventas, desde los directivos, hasta los operadores, tendrá como consecuencia el crecimiento saludable de tu negocio.

Con ella evitarás imprevistos con clientes y proveedores o los errores se disminuirán considerablemente, puesto que te permite tener organización y planes de acción ante cualquier escenario.

La gestión de ventas es un recurso que te ofrece la oportunidad de evaluar tus productos y así mantenerlos en mejora continua, con el fin de generar cada vez mayor afinidad con los clientes.

El proceso de administración de ventas

El proceso de administración de ventas comprende todas las estrategias que utiliza una empresa para cumplir los objetivos que se ha planteado y para ir consolidando su crecimiento.

Si quieres sobresalir de tu competencia, integrar esta táctica te será de gran utilidad. Te invitamos a conocer sus tres procesos de acción:

Planificación

Es importante hacer un plan antes de poner manos a la obra. Pregúntate:

¿Qué quieres vender?
¿A quién?
¿A través de qué medios? ¿Tienes claro si quieres hacerlo online u offline?

Tu empresa debe tener claro el punto al cual se dirige y lo que va hacer en caso de que algo no salga como se tenía pensado.

Ejecución

Ya que tienes una hoja de ruta bien trazada, el siguiente paso es llevarlo a cabo según lo previsto. Si estableciste plazos vigila que se cumplan y no te salgas de los presupuestos previamente autorizados. Ejecutar al pie de la letra un plan bien cimentado te llevará al éxito.

Evaluación

Evaluar periódicamente las acciones que se están desarrollando y las de tu equipo de trabajo te ayuda a saber si tu estrategia está funcionando correctamente o debes ajustarla.

Resumen

La administración de ventas es la serie de procedimientos dentro de una empresa para desarrollar a la fuerza comercial y aumentar las ventas.
El objetivo principal de la administración de ventas es elevar las ventas, ofrecer rentabilidad, tener crecimiento constante, así como resultados financieros.
Una estrategia de ventas sirve para alcanzar los objetivos definidos
Un CRM como Simla.com ayuda en el proceso de administración de ventas al dar una amplia visibilidad de aspectos como pedidos, clientes, operadores, envíos, etc.
Un administrador de ventas debe organizar al equipo para alcanzar las metas de venta. Su labor puede hacerse más sencilla y dinámica con el uso de un CRM.

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FAQ

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¿Qué es la administración de las ventas?

Aquello que engloba todas las acciones de una empresa que tienen el fin de generar ventas.

¿Cuál es la función de la administración de ventas?

Tener una adecuada gestión de proveedores y clientes por medio de la recolección de data.

¿Cuáles son las fases de la administración de ventas?

Operaciones, estrategia y análisis

¿Cuáles son los objetivos de la administración de ventas?

Elevar las ventas, ofrecer rentabilidad, tener crecimiento constante y obtener resultados financieros.

¿Qué es la administración de la mercadotecnia?

Un proceso en el que se planean, definen y ejecutan precios, promociones, ideas y productos para alcanzar las metas de una empresa.

¿Qué hace el departamento de ventas?

Más allá de cerrar ventas, la función de este departamento es planear, controlar y ejecutar todas las actividades pertinentes para que un negocio tenga un mejor funcionamiento.

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