¿Qué es un ERP y qué beneficios aporta este software a tu negocio?

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El Enterprise Resource Planning (ERP, por sus siglas en inglés), es un software de gestión y planificación de recursos empresariales muy utilizado por las organizaciones con el fin de automatizar las tareas de sus diferentes departamentos.  

Si quieres saber más sobre qué es un ERP, te invito a seguir leyendo este artículo en donde te explicaré mejor lo que puede significar para tu negocio y cómo puede ayudarte a tomar mejores decisiones.

¿Qué es un ERP y para qué sirve este sistema de gestión?

Un ERP es una herramienta que te permite organizar, programar y automatizar las diferentes tareas y procesos de tu empresa. Además, te ayuda a tener el control total de lo que ocurre en ella, y de esta forma crear estrategias competitivas y acertadas.  

Estos sistemas de gestión funcionan a través de módulos que pueden ser aplicados a cada uno de los departamentos de una empresa, como por ejemplo: contabilidad, recursos humanos, ventas, distribución, entre otros. 

¿Cuáles son los principales beneficios de trabajar con un ERP?

¿Tiene tu empresa problemas de comunicación interna o de productividad? Si es así, necesitas implementar este tipo de software para planificar la gestión de tus recursos empresariales. Algunos de sus beneficios son:

 1. Base de datos centralizada

Estos programas almacenan todos tus datos en un solo lugar. En un servidor o en la nube. Automatizan los procesos y unifican la información de cada departamento para que todos los usuarios puedan acceder a ellos en cualquier momento y lugar.

2. Mayor productividad y eficiencia

Gracias a la automatización de procesos, tu empresa disminuirá los errores humanos, los costes y los tiempos de gestión. Al mismo tiempo, mejorará la productividad de las tareas diarias. 

De este modo, los empleados pueden liberarse de las tareas repetitivas y menos importantes para centrar todos sus esfuerzos en otras, como atender al cliente de forma personalizada. 

3. Facilita y mejora la comunicación interna

Este tipo de herramientas facilitan y mejoran la comunicación entre el personal y los clientes de la empresa gracias a la centralización de datos y a la automatización de los procesos empresariales.  

De esta forma, podrás crear estrategias y tomar decisiones vitales para tu negocio a largo plazo de una forma más sencilla, rápida y sin errores.

4. Reduce costes operativos y tiempo

Contar con un sistema ERP de buena calidad, simplificará los procesos logrando que las operaciones de tu negocio sean más fáciles. La tasa de los costos administrativos en una PYME podría disminuir hasta en un 87% gracias a la eficiencia obtenida con esta herramienta.

5. Evita la duplicidad de datos

Al centralizar toda la información en una sola base de datos y con acceso protegido, se disminuirán notablemente los reprocesos, los errores y los registros duplicados.

>> Aprende con Simla.com también la diferencia entre qué es un CRM y un ERP.

¿Qué tipos de ERP que existen?

Ya que conoces los beneficios que puede aportarte un sistema ERP, te ayudaré a saber cuál es el más adecuado para tu negocio:

Estos son los diferentes tipos de ERP que existen actualmente en función de su diseño, necesidades, almacenamiento y tipo de código.

ERP según el diseño‍

ERP personalizado

Los ERPs personalizados son utilizados por grandes empresas que requieren de funcionalidades más específicas. Por este motivo, optan por implementar uno más individualizado que se adapte a sus necesidades, aunque tengan que pagar un mayor precio por él.

ERP modular

Un ERP modular es un módulo o una extensión que sirve para añadir nuevas funciones al software actual de la empresa cuando esta lo necesite. Estos módulos pueden ser de finanzas, contabilidad, ventas, recursos humanos, entre otros.

ERP pre parametrizado

Un ERP pre parametrizado es un sistema estándar que antes de ser instalado se configura de acuerdo a la empresa. Es decir: cubriendo las necesidades específicas de la industria o del tamaño de la organización.‍

ERP según su almacenamiento‍

ERP local o in-house

Los ERP in house son aquellos sistemas que están instalados en el servidor de la empresa. Esto asegura una mayor seguridad y confidencialidad de datos, pero su uso estará limitado al equipo en el que fue instalado.

ERP en la nube

Un ERP en la nube es un software conocido como cloud computing y está instalado en servidores externos. A través de esta modalidad, los usuarios pueden tener acceso remoto a todos sus archivos, datos e información almacenada en Internet. 

Estos sistemas están constantemente mejorando sus medidas de seguridad mediante encriptamientos y backups automatizados para garantizar la protección de los datos de sus clientes.

ERP según sus necesidades

ERP vertical

Los ERP verticales ofrecen funciones especiales para cada sector, sin embargo tienen un mayor costo de mantenimiento e instalación y no son tan flexibles. 

Estos programas sectoriales buscan cubrir cualquier necesidad que pueda presentar una empresa dependiendo de su sector comercial.

ERP horizontal

Los ERP horizontales están destinados para cualquier tipo de empresa sin tener en cuenta el sector al que pertenezca, aunque pueden integrarse funcionalidades más específicas por un precio adicional. 

Al ser generalistas, ofrecen una amplia gama de prestaciones como por ejemplo módulos de fabricación, compra-venta y contabilidad.

ERP según el tipo de código

ERP de código abierto

Son un tipo de ERP gratuito, es decir, sin licencias que puede ser utilizado por cualquier empresa. Este modelo de programa requiere de un equipo informático especializado para desarrollar las funciones requeridas por la empresa, que además realicen los mantenimientos y soporte técnico necesario.

ERP de código privado

Al ser de código privado, estas ERP son modelos de pago, ya sea por modelo SaaS o licencias. Generalmente, se suministra a la empresa una garantía más extensa en funcionamiento, desarrollo y personalización al crear los módulos solicitados por la organización. Asimismo, cuentan con actualizaciones regulares.

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Ejemplo del uso de un ERP en una empresa

Para entender correctamente el uso de estos programas, no hay nada mejor que exponer un ejemplo aplicado en la vida real:

Se trata de una empresa grande que se dedica a comercializar y producir productos empacados. 

Se dan cuenta de que necesitan implementar un sistema ERP para administrar adecuadamente sus recursos, monitorear su crecimiento y reducir los errores internos.

Hasta este momento, la empresa no había integrado ningún tipo de ERP. Por ello, aunque la organización crecía constantemente, sus utilidades permanecían inmóviles.

Día a día la empresa se enfrentaba a una serie de problemas: 

• Errores en el inventario 
• Problemas en el servicio de atención al cliente
• Falta de comunicación interna
• Duplicidad de información
• Fallos en las entregas
• Escasa visibilidad de la cadena de abastecimiento.

Esta situación, llevó a la empresa a tomar la decisión de implementar un ERP. Decidieron utilizar el Infor ERP XA, guiándose por la reputación del proveedor y la experiencia que este tiene con los programas ERP especializados en la industria alimenticia.

El soporte de la implementación fue el socio de negocios de Infor ERP en la localidad, quién ofreció su conocimiento acerca del programa a la empresa.

Gracias a los resultados obtenidos, al implementar el sistema ERP XA de Infor, la empresa incrementó su producción. De este modo, el cumplimiento con los clientes y la exactitud del inventario alcanzó un 95%, lo cual es un cambio eficiente respecto a la anterior situación de la planta.

Asimismo, las utilidades lograron alcanzar el mismo ritmo de crecimiento que el resto de la empresa, ya que a través del software de Infor ERP XA mejoraron su comunicación en la cadena de abastecimiento tanto con proveedores como con clientes. Esto fue posible mediante la agilización y precisión obtenidas con el ERP, las cuales mejoraron la toma de decisiones empresariales.

Ahora, la organización tiene controlados todos los indicadores del negocio gracias al ERP XA y le ofrece la posibilidad de expandirse con una mayor gama de productos.

Conclusión

La implementación de un ERP en tu negocio será crucial para anticiparte a los problemas e inconvenientes que puedan presentarse a lo largo de tu actividad empresarial. 

Si cuentas con este tipo de sistema, tendrás la posibilidad de fortalecer todos los departamentos de tu empresa, trazar planes para el futuro y definir la línea que seguirás para alcanzar el éxito de tu organización.

Gana competitividad y agilidad dentro de tu sector, toma decisiones y crea estrategias que te ayuden a escalar hacia el siguiente nivel.